Word邮件合并功能怎么用

可借助Word邮件合并功能批量发送同一份文档给多个联系人：先准备含姓名、邮箱等字段的Excel数据源；再在Word主文档中插入合并域；接着连接数据源并筛选收件人；然后预览确认内容准确；最后通过Outlook发送邮件。

如果您希望将同一份Word文档内容批量发送给所有邮件联系人，而无需手动逐个复制粘贴，则可以借助Word内置的邮件合并功能实现自动化群发。以下是完成此任务的具体步骤：

一、准备收件人数据源

邮件合并需要一个结构化的收件人列表作为数据源，通常为Excel表格或Outlook联系人，其中必须包含“姓名”“电子邮件地址”等关键字段。确保每列标题清晰且无空格或特殊符号，电子邮件列中所有地址格式正确、无重复或空白行。

1、新建Excel文件，在第一行输入列标题，例如：姓名、电子邮件、部门（可选）。

2、在下方各行逐条填写联系人信息，每行代表一位收件人，保存为.xlsx格式。

3、确认该Excel文件未被其他程序打开，以便Word能正常读取数据。

二、设置主文档并插入合并域

主文档即您要发送的Word正文内容，所有收件人收到的文本主体相同，仅个性化字段（如称呼、邮箱）随收件人动态变化。需在文档中预留占位符，后续由邮件合并自动替换。

1、打开空白Word文档，输入通用正文，例如：“尊敬的«姓名»：您好！附件为本次会议纪要……”

2、将光标置于“«姓名»”位置，切换到【邮件】选项卡，点击【插入合并域】，选择姓名字段插入。

3、在需要显示邮箱或其他信息的位置，重复上述操作插入对应字段，如电子邮件。

三、连接数据源并筛选收件人

建立Word主文档与外部数据表之间的关联后，可对收件人范围进行限定，避免向不相关人员发送，提升准确性和隐私保护水平。

1、在【邮件】选项卡中点击【选择收件人】→【使用现有列表】，浏览并选中前述Excel文件。

2、在弹出的窗口中确认工作表名称（如Sheet1），勾选首行包含列标题，点击确定。

3、点击【编辑收件人列表】，在弹出对话框中可勾选/取消勾选特定行，或点击筛选按钮按条件（如部门=“技术部”）缩小范围。

四、预览与生成合并结果

在正式发送前，可通过预览功能逐条核对每位收件人的内容是否准确替换，确保称谓、邮箱等字段无错乱或缺失，防止出现“尊敬的«姓名»”未被替换的低级错误。

1、点击【预览结果】，使用右侧的前后箭头逐页查看不同收件人的文档效果。

2、若发现某字段未显示，返回检查Excel中该行对应列是否为空或格式异常（如邮箱列含多余空格）。

3、确认无误后，点击【完成并合并】→【编辑单个文档】，选择全部，Word将自动生成一个新文档，其中每页为一位收件人的独立信件。

五、通过Outlook发送合并邮件

Word本身不支持直接外发邮件，需调用已配置好的Outlook账户完成实际投递。此步骤依赖本地安装并登录的Microsoft Outlook客户端，且默认邮件程序须设为Outlook。

1、在【完成并合并】菜单中选择发送电子邮件。

2、在弹出窗口中，指定电子邮件地址字段（对应Excel中的邮箱列），填写统一的主题行，如“【重要】2024年Q3项目汇总”。

3、在邮件正文下拉菜单中选择“仅正文”，或选择“附加Word文档”以PDF或.docx形式添加附件。