新Outlook条件格式化怎么用

需配置条件格式化规则实现邮件视觉区分：网页版用邮件规则+颜色类别；新客户端用搜索文件夹+类别高亮；支持手动分类与智能焦点收件箱辅助。

如果您在新Outlook客户端或Outlook网页版中希望根据发件人、主题关键词、日期等规则自动为邮件添加颜色标记或字体样式，以快速识别重要信息，则需配置条件格式化规则。以下是实现该功能的具体操作步骤：

一、在Outlook网页版中设置条件格式化

Outlook网页版支持通过“邮件规则”间接实现视觉突出效果，但原生条件格式化功能受限，需结合“分类”与“颜色类别”联动达成类似目的。该方法依赖对收件箱视图的自定义控制，确保匹配规则的邮件在列表中呈现差异化外观。

1、登录 Outlook 网页版，点击右上角齿轮图标，选择查看所有 Outlook 设置。

2、在左侧菜单中依次展开邮件 → 规则，点击+ 新建规则。

3、在“应用此规则”下拉菜单中选择如果发件人包含特定人员或如果主题包含特定词语等条件。

4、在“执行以下操作”区域勾选将邮件分类为，然后从下拉菜单中选择一个已创建的颜色类别（如“重要”“客户”“账单”）。

5、点击保存后，返回收件箱，右键点击任意列标题（如“发件人”），选择视图设置 → 列 → 类别，确保“类别”列已启用。

二、在新Outlook桌面客户端中启用邮件分类高亮

新Outlook客户端不提供传统条件格式化界面，但可通过“颜色类别”配合“搜索文件夹”与“视图筛选”实现视觉强化。该方式利用内置分类系统，在邮件列表中直接显示彩色标签，并支持按类别排序或分组。

1、打开新Outlook客户端，在左侧导航栏右键点击收件箱 → 新建搜索文件夹。

2、在弹出窗口中选择创建自定义搜索文件夹，点击选择。

3、在“选择搜索条件”中设置规则，例如发件人地址包含：support@company.com，或主题包含：紧急。

4、点击确定后，该搜索文件夹将仅显示匹配邮件；右键该文件夹，选择属性 → 显示为文件夹图标时使用颜色，为其分配专属颜色。

5、返回主收件箱，点击顶部视图 → 当前视图 → 视图设置 → 其他设置，勾选在邮件列表中显示类别列并启用按类别分组。

三、为邮件手动分配颜色类别实现即时高亮

当自动化规则尚未覆盖全部场景时，可对单封邮件或批量选中邮件快速应用颜色类别。该操作实时生效，且同步至网页版与移动端，适用于临时优先级标注。

1、在收件箱中选中一封或多封邮件，右键点击任意选中项，选择类别 → 新建类别。

2、在弹出窗口中输入类别名称（如“待跟进”），点击颜色框选择深红色或其他高对比度色，确认创建。

3、再次右键所选邮件，进入类别 → 勾选刚创建的类别名称，邮件右侧即显示对应颜色圆点标识。

4、若需统一设置某发件人所有来信为固定类别，可在邮件预览窗格中右键该邮件，选择后续来自此发件人的邮件 → 将其归入类别，并指定目标类别。

四、使用“焦点收件箱”与“标记为重要”辅助视觉区分

虽然不属于传统条件格式化，但“焦点收件箱”和“重要邮件标记”由Microsoft智能算法驱动，可在默认视图中天然分离高价值邮件，并以加粗字体、独立分区或顶部徽章形式呈现，构成基础层视觉强化机制。

1、确保已启用焦点收件箱：点击收件箱顶部焦点 → 打开焦点收件箱（若显示为“关闭”，说明已启用）。

2、在邮件列表中找到需强调的邮件，将鼠标悬停其左侧空白处，点击出现的星标图标，该邮件即被标记为“重要”并在所有设备同步显示星标。

3、进入设置 → 邮件 → 消息提醒 → 重要邮件通知，开启桌面通知及声音提示，强化感知强度。