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公司AI工具使用管理制度 数据分级审核实施范本

该制度适用于全体员工及外包人员,明确AI工具仅作辅助,责任不可转移。按数据敏感度分为绿、黄、红三区,红区禁止输入外部AI。使用需经双闸复核流程,保留记录不少于12个月,每季度审计,异常30分钟内上报。

AI使用管控 · 内部制度

公司AI工具使用管理制度

组织:上海澄明数字内容有限公司

制度编号:CM-AI-2026-03

版本:V1.2

生效日期:2026年8月1日

先说几个核心判断:当生成式AI工具已经渗透到日常工作的每一个环节,公司需要一个明确的、可执行的工具使用规则。这套规则不是为了限制大家,而是为了在高效和风险之间找到一个平衡点。下面这份制度,结合了AI的实际使用场景,从准入、数据、流程到应急,都做了框架性的设计。

一、总则与适用范围

本制度适用于公司所有员工、实习人员、外包协作人员,覆盖大家在工作中使用生成式AI、智能搜索、代码助手、图像音视频生成工具,以及那些带有AI能力的办公插件。制度由信息安全与流程管理部归口管理,适用对象是全体员工、长期驻场外包人员及获授权供应商。

有几个基本原则必须牢记:

  • AI只是辅助工具,业务责任、事实核验和最终决策,绝不能甩给模型。
  • 只处理完成任务所必需的最少信息,别想着用拆分输入、多轮对话或者截图的方式去绕开数据红线。
  • 对输出的任何事实、数字、引用、代码、知识产权和偏见风险,都要进行人工核验。

二、职责与工具准入

角色 主要职责 执行要求
制度归口 维护规则、白名单和季度审计 白名单示例:澄明AI工作台企业版、文心一言企业版、Microsoft 365 Copilot企业租户
专业复核 核验事实、专业结论与数据来源 责任人:内容质量负责人顾承宇
发布批准 判断对外披露、品牌与标识要求 责任人:品牌合规负责人周岚

新增任何AI工具,都必须完成服务条款、数据用途、留存周期、跨境传输、账号权限、插件调用和删除机制等全流程评估。那些没进白名单的个人账号,只能处理公开信息,绝对不能碰公司的业务材料。

三、数据分区与输入红线

绿区|可直接辅助

已公开的产品资料、公开法规、无客户信息的通用文案,可使用白名单企业版工具,输出仍须核验。

黄区|脱敏后审批

内部流程、未发布经营信息及去标识化样本,须先脱敏并经直属负责人批准,仅限企业租户。

红区|禁止外部输入

客户原始数据、敏感个人信息、核心源代码、合同底价、账号凭证及未公开并购信息,禁止输入外部AI服务。

有一点需要特别注意:涉及法律意见、财务结论、人事决定、客户承诺、对外新闻稿与可执行代码的任务,AI输出的结果绝对不能直接采用,必须进入双闸复核流程。

四、从使用到发布的双闸流程

使用前

确认工具在白名单内;判断数据等级;黄区完成脱敏与审批;记录任务目的。

→

输出后

逐项核验事实、数字、引文、知识产权与偏见;高风险内容由专业责任人签认。

→

发布前

由发布责任人确认受众、渠道和标识。标识规则:对外发布的AI生成或合成文本、图片、音视频按渠道功能和适用规定作显著声明,并保留文件元数据。

五、记录、事件与持续审查

控制项 公司执行口径 责任证据
使用记录 保留任务、工具、数据等级、操作者、复核人与发布状态,期限为不少于12个月 AI使用登记台账
制度审计 每季度抽查一次,高风险部门覆盖率100% 抽查记录与整改清单
培训复训 入职10个工作日内完成首训,此后每半年复训 培训签到与测验结果

异常事件处置

一旦发现敏感信息误输入、账号异常、未经审核发布、标识缺失,或者模型输出已经造成了实际影响,必须立即停止传播、保全记录,并通知信息安全经理沈川。初报时限是发现后30分钟内。事件组需要完成影响评估、删除或撤回、相关方通知、原因分析、控制修订和复盘闭环。

发布与批准

批准人:总经理陆衡

批准日期:2026年7月28日

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